5 Tips: Hoe brief je je sprekers?

Gerenommeerde sprekers briefen is misschien niet altijd makkelijk. Immers, ze zijn én expert op hun gebied én ze spreken vaak met grote regelmaat waardoor je al snel kunt denken: “wie ben ik dat ik hem of haar vertel hoe het verhaal moet worden overgebracht?”. Tegelijk; het is niet hun event, maar die van jou en je organisatie. Een paar condities afstemmen komt iedereen ten goede en is strategisch gezien vaak erg waardevol. Het is dus eigenlijk heel logisch om je sprekers goed te briefen en zo wederzijds de verwachtingen af te stemmen. Hieronder zie je in de video én lees je uitgebreider in mijn blog hoe je sprekers kunt briefen.

Op welke punten brief je dan je sprekers?:

1. 1. Thema in relatie tot organisatie: Wanneer je een spreker vraagt een verhaal te houden over bv. “duurzaamheid”, dan helpt het de spreker te weten hoe de organisatie zichzelf al verhoudt tot het thema. Waar zitten spanningen? Welke successen werden al eens gevierd? Is er intern consensus over het thema? Een spreker die hieraan refereert, creëert zo al snel meer rapport met het publiek: “Heel goed te horen dat de organisatie al sinds 2016 een volledig paperless office heeft”.
   2. Thema in relatie tot het publiek: Hoe verhoudt het publiek zich tot het thema dat de spreker toelicht? Bij een zorgcongres kun je wel uittekenen dat je publiek zal bestaan uit artsen, verpleegkundigen en mantelzorgers, máár wat vinden zij nu zelf bv. van de automatische donorregistratie? Als organisatie kun je een spreker hierop briefen, maar met laagdrempelige polling tools (zoals Sendsteps), kan een spreker ook gemakkelijk zelf en live bij de aftrap een profielschets maken van de zaal.  Met online enquêtes kun je zelfs al voorafgaand aan het event je publiek bevragen op een aantal thema’s. De output kun je dan ook gebruiken om de spreker te briefen, maar je kunt de output ook vertalen in bijvoorbeeld een Word Cloud die je toont bij binnenkomst van de zaal. Door tijdens een verhaal herhaaldelijk naar de resultaten terug te grijpen, wordt het verhaal plots van iedereen: “30% van jullie geeft aan het gesprek over donorregistratie met nabestaanden nog steeds lastig te vinden”.
   3. Lengte en inhoud van de presentatie: Veel PowerPoints liggen in een standaard format bij sprekers op de plank. Handig voor hen, maar met het risico dat het onvoldoende is afgestemd op het publiek van dat moment (denk hierbij vooral aan verhalen van “trendwatchers”). Voorkom herhaling van content bij afzonderlijke sprekers en daag sprekers ook uit om minder slides te tonen: een korter verhaal is vaak vele malen krachtiger dan een langer verhaal. Onze aandachtsspanne is zo’n 12-20 minuten. De bekende Ted Talks duren altijd 18 minuten: het zou het ideale timeframe zijn om een verhaal in over te brengen.
   4. Interactie met het publiek: Bouw korte intermezzo’s in door heel even de zaal in te lopen en enkele mensen wat vragen te stellen. Immers, er zit volop kennis en ervaring in de zaal. Het zou bijna ongepast zijn op zo’n moment niet ook andere professionals bij je verhaal te betrekken. Immers, zij hebben evenzogoed ontzettend veel kennis en ervaring. Vertel als organisatie ook wat je via de spreker nu eens van de zaal boven tafel zou willen krijgen: “hoe innovatief ervaart de branche zichzelf nu eigenlijk?”, of  “Vindt men zichzelf voldoende internationaal georiënteerd?”. Wat wil je weten van die 300 bevlogen professionals zodra zij de zaal verlaten? Zie andermans presentatie daarmee dus óók als een slim en verkapt marktonderzoek.
   5. Neem de tijd voor Q&A: Veel sprekers claimen voldoende tijd nodig te hebben om hun PowerPoint af te draaien. De grap is vaak dat in het gesprek na een presentatie het vaak écht interessant wordt. Mensen die eigen ervaringen spiegelen bij de expert speaker, waarop de spreker de ervaringen voor iedereen in een verhelderende context plaatst. Dus geen “Jammer, maar we moeten door”, maar “Hey leuk, nog een vraag”. Minder slides betekent meer quality time met het publiek en dus een verdiepingsslag in de thematiek. De eventuele angst bij sprekers, om in korte spreektijd onvolledig te zijn, lijkt vaak ongegrond: juist de feedback uit het publiek biedt weer mooie haakjes om op een aantal thema’s nog iets toe te lichten.

Kortom, wanneer organisatie en spreker met aandacht elkaar informeren en doelen afstemmen, dan kost dat op korte termijn tijd, maar betaalt het zich dubbel en dwars weer terug tijdens de eigenlijke presentatie. Wie wordt jouw volgende spreker? En vind je dat je als organisatie ook heel even in zijn of haar schoenen mag gaan staan?