10 tips voor waardevolle online sessies

POSTED ON19 okt 2020 TIME TO READ4 minutes, 46 seconds

Hoewel live ontmoeten natuurlijk het leukste is, zijn online sessies vaak een erg waardevol alternatief. Een professioneel opgezette talkshow, interview of webinar geeft een positieve boost aan je merk. Met mijn uitgebreide ervaring in online event design, scripting en moderatie vind je hier mijn 10 tips voor een waardevolle online sessie!

1

Houd de boodschap compact

Misschien is het wel het meest uitdagende element van een webinar: time management. Waar je tijdens live events nog kunt wegkomen met een paar minuten uitloop, geldt online dat je publiek al lang vertrokken is. Online is men nu eenmaal sneller afgeleid. Houd daar rekening mee als moderator, maar ook als webinargast of spreker.


Om het concreet te maken: 

  • Stel een online programma op dat niet langer duurt dan 60-90 minuten.
  • Stel samen met de moderator een gedetailleerd script op met duidelijke overgangen.
  • Gebruik een aftelklok voor sprekers die een korte presentatie geven.
  • Bepaal met sprekers welke zaken ook tijdens een Q&A aan bod kunnen komen.
  • Zie time management als een goede oefening om tot de kern te komen.
2

Benader je online sessie als een TV productie

Omdat de aandachtspanne van een online publiek beperkt is en er tijdens online bijeenkomsten minder sociale etiquettes gelden [weglopen tijdens een online bijeenkomst kan gewoon], kun je een online programma het beste aanvliegen als een TV talkshow. Dus zorg naast goede inhoud, ook voor aansprekende content. Script het geheel op zo’n manier dat het een prettige flow bevat.


Om het concreet te maken: 

  • Introduceer een spreker of thema met een korte video.
  • Laat een gast van buiten inbellen [zoals een nieuwscorrespondent].
  • Laat een tafelgast de moderator ondersteunen met slimme en leuke vragen.
  • Verras een studiogast met een korte vlog van een bekende.
  • Toon een beeld aan het publiek [bv. een foto, voorwerp of krantenkop].
  • Laat een artiest of een band optreden.
3

Zorg voor diversiteit in je speaker line-up

Het onderwerp “diversiteit op de werkvloer” krijgt gelukkig steeds meer aandacht. Een online sessie reflecteert, bewust of onbewust, de manier waarop je als organisatie met dit thema omgaat. Zorg daarom dat diversiteit doorklinkt in de keuze van je speaker line-up. Idealiter zijn verschillende leeftijden, genders en culturele achtergronden vertegenwoordigd. Niet vanwege “window dressing”, maar vanuit de overtuiging dat bepaalde onderwerpen beter uit de verf komen wanneer deze vanuit diverse perspectieven worden benaderd.


Om het concreet te maken: 

  • Benader eens sprekers die niet tot de veilige en vanzelfsprekende keuze behoren.
  • Laat een speaker agency en/of je LinkedIn netwerk je hierin adviseren.
4

Bereid sprekers voor op “lifetime web presence”

Het spreken voor een live publiek is anders dan het spreken voor een camera. Daar komt bij dat alles wat je online en op camera doet, vaak voor eeuwig is vastgelegd. Zo worden livestreams na afloop vaak nog vele malen meer bekeken, dan tijdens de eigenlijke live uitzending. Kortom, het is belangrijk dat sprekers goed overkomen op camera en dat zij zich hier dus op voorbereiden.


Om het concreet te maken: 

  • Laat sprekers hun verhaal van tevoren oefenen: qua inhoud, time management en flow.
  • Adviseer sprekers zichzelf op te nemen op hun smartphone camera en terug te kijken.
  • Adviseer sprekers een bekende te vragen om feedback te geven op de presentatie.
  • Werk met een speaker coach om de storyline te bepalen en presentaties te oefenen.
5

Stel sprekers gerust in studio’s die imponeren

Licht, geluid, camera’s en het productieteam: voor veel gasten kan een studio setting behoorlijk imponerend zijn. Voor sommigen nog meer dan een evenementenlocatie met live publiek. Gespannen gasten komen helaas minder sterk uit de verf. Daarom is het belangrijk hier oog voor te hebben en eventuele spanning tijdig weg te nemen.


Om het concreet te maken: 

  • Deel van tevoren een foto van de set zodat sprekers weten hoe de studio eruit ziet.
  • Overweeg onervaren sprekers te laten interviewen in plaats van hen laten presenteren.
  • Stel een studio host aan die sprekers welkom heet en hen wegwijs maakt in de studio.
  • Zorg dat de moderator tijdig een briefing en doorloop kan doen met sprekers en crew.
6

Behandel de camera’s als je vrienden

Een professionele livestream heeft een minimum van drie camera’s: de ogen van het publiek. Sprekers hoeven er alleen rekening mee te houden wanneer ze iets moeten presenteren en het publiek rechtstreeks moeten toespreken. De moderator zoekt regelmatig contact met de camera. Op camera helpt een kalme energie qua lichaamstaal, zodat sprekers goed in het camera frame zichtbaar blijven. Onthoud verder dat camera’s vaak alles uitvergroten.


Om het concreet te maken: 

  • Stem tijdens de doorloop de cameralijnen af tussen moderator, sprekers en camera crew.
  • Brief sprekers op de juiste kleur kleding zodat zij voldoende contrasteren met het decor.
  • Studioverlichting geeft hitte af: gebruik een foundation tegen glimmende hoofden.
  • Zorg dat een afkijkscherm [bv. voor presentatieslides] ter hoogte van de camera staat.
  • Gebruik een autocue voor aankondigingsteksten, zodat de energie op deze belangrijke momenten hoog blijft.
7

Bertrek het online publiek

Anders dan bij live events en TV, beschik je bij online sessies vaak over goede manieren om digitaal contact te houden met je publiek. Essentieel want het contact met hen bepaalt voor een groot deel het succes van een online sessie. Hoe meer betrokkenheid wordt ervaren, des te positiever een publiek is en groter de kans op een concrete follow acties.


Om het concreet te maken: 

  • Houd een pre-event enquete en bespreek de uitkomsten bij de start van de online sessie.
  • Faciliteer “satellite sessies”: kleine groepen die vanaf een plek samen de sessie volgen.
  • Stel een chat moderator aan die vragen beantwoordt en/of doorzet naar de moderator.
  • Gebruik een interactietool voor live publieksreacties op stellingen of meerkeuzevragen.
  • Vraag deelnemers met hun eigen naam te reageren voor een persoonlijke touch.
  • Attendeer deelnemers om na afloop onderling via LinkedIn contact te houden.
  • Biedt een aparte Zoom of Teams sessie aan om na te praten en te netwerken.
  • Vergeet niet om de chatreacties op te slaan voor eventuele follow up 🙂
8

Boost je social media met snippets

Bedenk dat een online sessie niet slechts één contactmoment is! Voor, tijdens en na de online sessie kun je op verschillende manieren contact maken met een breed publiek. Breng dit van tevoren goed in kaart, zodat de investering voor een online sessie [qua tijd en geld], zich over een langere periode terug kan verdienen.


Om het concreet te maken: 

  • Zorg voor verschillende soorten aankondigingen van het event [bv. vlogs, blogs, visuals].
  • Maak na afloop korte fragmenten “snippets” van de online sessie: bv. een quote van de CEO, een grappige situatie of uitslagen van een live poll.
  • Ontsluit deze snippets via social media en volgens een social media kalender.
  • Tag anderen om iedereen credit te geven en om voor een viral effect te zorgen.
  • Verwerk de snippets ook in bv. trainingsmateriaal, een website of in nieuwsbrieven.
9

Interpreteer kijkcijfers slim

Kijkcijfers op zichzelf zeggen niet zoveel over het succes van een online sessie. Je hebt misschien veel kijkers bij de start van je sessie, máár blijven ze ook tot het einde? En hoe weet je dat ze een uur lang opletten? Tegelijk, een klein aantal kijkers hoeft ook niet alles te zeggen: veel livestreams worden juist op een later moment teruggekeken. Kortom, kijkcijfers moet je dus met de nodige voorzichtigheid interpreteren.


Om het concreet te maken: 

  • Check de mate van betrokkenheid door het gebruik van een interactie tool. De snelheid en de hoeveelheid reacties zeggen iets over de mate van betrokkenheid.
  • Houd er in een script rekening mee dat er 15-20 seconden processing time zit tussen de vraag en de resultaten op het scherm.
  • Vraag studiogasten en stakeholders om de online sessie direct na afloop te delen via social media.
10

Herhaal, verbeter en herhaal!

Net zoals het gaat bij het bouwen van een merk, geldt ook voor het opzetten van succesvolle online series, talkshows en webinars, dat het tijd kost. Voor veel organisaties zijn online sessies veelal nieuw. Ontdek daarom wat er werkt, stem verwachtingen goed af met sprekers, zorg dat je een herkenbare signatuur hebt in de boodschap en analyseer iedere uitzending na afloop. Al bij een tweede online sessie zul je merken dat je de productie nog weer slimmer, creatiever en effectiever in elkaar zit!


Om het concreet te maken: 

  • Laat deelnemers zich inschrijven voor je online serie via een aparte inschrijftool.
  • Op deze manier kun je deelnemers na afloop nog benaderen met een korte enquête.
  • Bespreek de resultaten met de juiste mensen en neem verbetering mee in een volgende online sessie.

Heb je nog meer vragen of wil je dat ik je help met jouw aankomende online sessie? Neem dan vrijblijvend contact op!